Votre opportunité – postes à pourvoir

1. Gestionnaire des inscriptions des accompagnants
  1. Tâches
    1. Envoi de mails via notre site Groople + suivi des inscriptions
    2. Recherche d’accompagnants (mails, téléphones) avec l’aide de Groople
    3. Contrôle de réception des mails et relancer si nécessaire
  2. Demandé
    1. Être à l’aise avec l’outil informatique, en particulier,
      1. Traitement de messages (e-mails)
      2. Extractions depuis  l’outil Groople des données sous forme de tableaux Microsoft Excel (formation simple)
  3. Horaires
    1.1. journée/soirée/weekend
    1.2. journée/soirée/samedi
    1.3. journée/soirée/weekend
2. Organisation des activités
  1. Tâches
    1. Mise en place d’activités pour juillet et août (reprises des années précédentes et/ou nouvelles amenées par tout le comité)
      1. Par mail en collaboration avec les organisateurs
      2. Dans notre système Groople + fichier en ligne Excel (formation simple)
      3. Confirmation des activités et du nombre de participants aux organisateurs selon leurs souhaits
      4. Collaborer avec les autres personnes afin d’avoir une panoplie d’activités à proposer tous les jours pour les 7 à 15 ans
  2. Demandé
    1. Apprécier le travail en équipe
    2. Être organisé (être garant de la justesse des données à remplir)
    3. Être à l’aise avec l’outil informatique, en particulier,
      1. Traitement de messages (e-mails)
      2. Le suivi des réponses
      3. Être prêt/e à se familiariser avec notre programme Groople (formation simple)
  3. Période d’activité : de janvier à fin avril, puis mi-juin
  4. Horaires : journée/soirée/weekend
3.. Sponsoring
  1. Tâches
    1. Démarcher les commerces locaux de Moudon et des communes environnantes, la Loterie Romande, etc.
    2. Suivi des paiements en cash et tenue d’une petite caisse et/ou suivi des virements avec la/le caissière/caissier.
  2. Période d’activité : idéalement de janvier à mai
  3. Horaires : journée et/ou soirée/weekend (selon la manière de procéder)
4.. Caisse (trésorière/trésorier)
  1. Tâches
    1. Tenue de la comptabilité du PVM (logiciel Crésus)
    2. Payer les différentes factures (organisateurs d’activités, transporteurs, assurances, Groople, …)
    3. Remboursement des frais du comité
    4. Préparation des caisses pour la distribution des Passeports, du marché moudonnois et du  marché de Noël
    5. Préparation des enveloppes que nous remettons aux accompagnants pour les activités qui doivent être payées au comptant
    6. Faire un bilan annuel à envoyer aux communes participantes
    7. Participer à une séance et expliquer les comptes aux deux communes vérificatrices ainsi que deux membres de l’association
  2. Période d’activité : tout au long de l’année selon votre planning, mais début juin (pour la préparation des caisses), fin juin (pour les enveloppes), début septembre (pour les caisses du marché moudonnois), début décembre (pour les caisses du marché de Noël), début d’année pour le bilan comptable et la présentation des comptes
  3. Horaires :
    1.1. à 1.6 journée/soirée/weekend
    1.7 soirée
5. Webmaster - Site Internet (www.pvmoudon.ch)
  1. Tâches
    1. En relation avec les activités tout au long de l’année.
    2. Mise à jour de notre site Internet (WordPress) – www.pvmoudon.ch
  2. Période d’activité : tout au long de l’année (site Internet)
  3. Horaires : journée/soirée/weekend
6. Webmaster - Groople (Programme de gestion des Passeports et des Accompagnants)
  1. Tâches
    1. Mise à jour des données dans le programme Groople pour l’année en cours
    2. Mise à jour de la marche à suivre inscription jeune et accompagnant (peut être transmis à la personne responsable des accomapagnants)
    3. Ouverture et fermeture des inscriptions jeunes dans notre programme Groople
    4. Suivi et aide pour les inscriptions
    5. Envoi de mails via notre programme Groople (rappel, informations diverses, …)
    6. Envoi de mails pour les accompagnants (peut être transmis à la personne responsable des accompagnants)
    7. Suivi et aide pour les accompagnants (peut être transmis à la personne responsable des accompagnants)
    8. Envoi de mails via notre programme Groople (rappel, informations diverses, …) (peut être transmis à la personne responsable des accompagnants)
    9. Contact avec les responsables Groople (collaboration ponctuelle, questions, etc.)
  2. Période d’activité :
    1.1. à 1.2. début janvier
    1.3. à 1.7. avril à juin
    1.8. tout au long de l’année
  3. Horaires : journée/soirée/weekend
Information / Organisation du comité

Séances
Le comité se voit une fois par mois, normalement les mardis à 20h15 à Moudon.

Les responsables des activités se voient en plus du comité, environ une fois par mois de janvier à mars.

Lors des activités, départs / arrivées
Durant les deux semaines de juillet et d’août, nous faisons tout notre possible pour qu’un membre du comité soit présent au départ et à l’arrivée de chaque activité. C’est une organisation interne et nous jonglons avec les différentes activités professionnelles de tout le monde.

Remarque importante
Plus il y aura de monde au comité, plus les tâches de chacun/e pourront être partagées et donc diminuer le temps à investir.

 

C’est une vraie joie de préparer tout cela pour le plaisir de nos enfants.

Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse presidence@pvmoudon.ch. Merci.

Vous ne serez pas seul/es

Il est important de savoir qu’auprès de notre association personne n’est livré à elle ou à lui-même pour une tâche.

Nous sommes une équipe et toutes les tâches se font en collaboration et avec l’aval du comité. Même si vous n’êtes pas forcément à l’aise avec l’outil informatique, mais que vous souhaitez venir donner un peu de votre temps et que vous souhaitez apprendre et perfectionner vos compétences dans certains domaines, vous êtes les bienvenu/es.

Plus on est de personne à faire une tâche, bien répartie naturellement, moins de temps chacun et chacune a besoin de s’y consacrer.

On compte sur VOUS.